Factures impayées : mettre en place des relances qui marchent

Tout commence par une facture claire

Une facture complète se paie plus vite. Les mentions obligatoires en font partie : identité des deux parties, date, numéro, détail des prestations, prix unitaires, taux de TVA, et surtout la date d'échéance.

Entre professionnels, la facture doit aussi indiquer les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, due de plein droit dès le premier jour de retard (DGCCRF). Ces mentions, à elles seules, accélèrent souvent le paiement.

Avec un particulier, les règles diffèrent : pas d'indemnité de 40 €, mais une échéance claire et des rappels réguliers restent la meilleure arme.

Un calendrier de relances en 5 étapes

• Quelques jours avant l'échéance : un rappel courtois avec la facture en pièce jointe et le moyen de paiement.
• Le lendemain de l'échéance : « Sauf erreur de notre part, nous n'avons pas reçu le règlement… ».
• Dix jours après : une deuxième relance, plus ferme, qui rappelle les pénalités prévues sur la facture.
• Vers trois semaines : un appel. C'est souvent là que se règlent les vrais blocages (litige, trésorerie, mauvais destinataire).
• Un mois après : une mise en demeure par lettre recommandée, dernière étape avant toute procédure.

Le recouvrement amiable a ses règles, rappelées par la DGCCRF : pas de pression abusive ni de menace, et des relances qui restent factuelles.

Ce qu'on peut automatiser (et ce qu'on garde)

Les trois premières étapes sont des emails ou des SMS qui suivent toujours la même règle : elles peuvent partir toutes seules, au bon moment, avec la bonne facture jointe. Relié à votre compte ou à votre logiciel de facturation, le système arrête de relancer dès que le paiement arrive : plus de relance gênante envoyée à un client qui a déjà payé.

L'appel et la mise en demeure, eux, restent entre vos mains : vous décidez au cas par cas, avec la liste des factures en retard sous les yeux.

Les relances font partie des cinq tâches administratives à automatiser en priorité.

Si rien ne bouge : la médiation, gratuite

Avant d'aller au tribunal, une entreprise peut saisir le Médiateur des entreprises en cas de litige avec un client professionnel, retards de paiement compris. Le service est gratuit, confidentiel, et se demande en ligne.

Et avec la facturation électronique ?

La réforme en cours change la façon d'envoyer les factures entre entreprises, avec un suivi de leur statut (reçue, payée…). Bien relié à vos relances, c'est une information de plus pour ne relancer qu'à bon escient. Les dates à retenir : facturation électronique, ce qui change pour les artisans et TPE.

On met en place ces relances automatiques, reliées à vos outils : automatisation des factures et relances.