Excel, logiciel du marché ou application sur mesure : comment choisir ?

Excel : très bien, tant que…

Un tableur suffit largement quand vous êtes seul, avec un nombre raisonnable de clients, et que vous êtes le seul à le remplir. Il devient un frein quand :

• plusieurs versions du même fichier circulent et personne ne sait laquelle est la bonne ;
• vous recopiez les mêmes informations dans le fichier, le devis, la facture et l'agenda ;
• vous ne pouvez rien consulter depuis le chantier, l'atelier ou la route ;
• une seule personne sait vraiment s'en servir.

Le logiciel du marché : rapide à démarrer

Logiciel de devis et factures, agenda en ligne, outil de caisse : ils sont prêts tout de suite et peu chers au départ. C'est souvent le bon choix pour un besoin standard.

La limite apparaît quand votre façon de travailler ne rentre pas dans leurs cases : étapes qui ne correspondent pas à votre métier, fonctions inutiles payées chaque mois, plusieurs logiciels qui ne se parlent pas. Avant de changer, il est souvent possible de simplement les relier entre eux et d'automatiser ce qui se répète.

L'application sur mesure (CRM) : quand elle devient rentable

Une application sur mesure, c'est votre propre logiciel, construit autour de votre métier : vos étapes, vos documents, vos mots. On parle aussi de CRM ou de logiciel métier. Elle devient intéressante quand :

• vous jonglez entre trois ou quatre outils pour suivre un même client ;
• votre activité a des étapes propres (contrats d'entretien, suivi de dossiers, interventions récurrentes) qu'aucun logiciel ne gère bien ;
• plusieurs personnes doivent voir la même information, au bureau comme sur le terrain ;
• vous payez des abonnements pour des fonctions dont vous n'utilisez qu'une petite partie.

Une bonne application sur mesure se construit par étapes : vous utilisez la première partie dès qu'elle est prête, puis on ajoute la suite.

Vos données clients : ce que dit le RGPD

Quel que soit l'outil, votre fichier clients contient des données personnelles. La CNIL rappelle qu'on ne garde les données d'un prospect que trois ans après le dernier contact, et celles d'un client, pour la prospection, trois ans après la fin de la relation commerciale.

Une application sur mesure peut appliquer ces durées automatiquement. Et dans tous les cas, vérifiez que vos données vous appartiennent et que vous pouvez les exporter. La CNIL propose un guide pour les TPE et PME.

Notre méthode pour choisir

• On part de ce que vous utilisez aujourd'hui, même un carnet.
• On liste ce qui vous fait perdre du temps, et combien d'heures par semaine.
• Si un logiciel du marché suffit, on vous le dit et on l'automatise.
• Sinon, on construit l'application étape par étape, en reprenant vos fichiers Excel existants.

Avec la facturation électronique qui arrive pour les TPE, c'est aussi le bon moment pour remettre à plat vos outils. Ce qu'on construit pour vous : application sur mesure et automatisation.